POLITYKA PRYWATNOŚCI

I. Postanowienia Ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do danych osobowych użytkowników Platformy czasopism Wydziału Polonistyki Uniwersytetu Warszawskiego, działającej pod adresem http://www.journals.polon.uw.edu.pl zwanej dalej „Platformą”.
2. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Warszawski z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa,  NIP: 525-001-12-66, REGON: 000001258 zwanym dalej „Administratorem”.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanych dalej „RODO”.

II. Cel, zakres i czas przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe użytkowników Platformy przetwarzane będą w zakresie i celu niezbędnym do  sprawnego funkcjonowania naukowych czasopism elektronicznych, a zwłaszcza w celu:  
1. sprawnej komunikacji w procesie redakcyjnym; 
2. redagowania treści;
3. tworzenia wewnętrznych raportów i analiz (w tym statystyk oglądalności podstron, czytelnictwa publikacji);
4. wysyłania za zgodą użytkowników powiadomień i informacji dotyczących czasopisma;
5. ewentualnych opłat za dostęp do publikacji;
6. informowania czytelników o autorstwie tekstów opublikowanych na Platformie;
7. indeksowania opublikowanych tekstów i danych w bazach danych, katalogach i serwisach, zgodnie z polityką wydawniczą czasopism.
2. Użytkownicy zarejestrowani na Platformie mogą przekazać Administratorowi następujące dane:

• Imię*
• Drugie imię
• Nazwisko*
• Login
• Płeć
• Hasło (zaszyfrowane)*
• E-mail*
• ORCiD ID
• Strona WWW
• Państwo
• Telefon
• Fax
• Afiliacja
• Biografia
• Data rejestracji
• Ostatnia data zalogowania
• Lokalizacja
• Zainteresowania badawcze
• Funkcja (rola) na Platformie

Podanie danych jest dobrowolne, ale (w przypadku danych oznaczonych gwiazdką) niezbędne do korzystania z Platformy.

3. Osoby rejestrujące się na prawach czytelnika zobligowane są podać następujące dane:

• Imię
• Nazwisko
• Email
• Login
• Hasło
• Funkcja (rola) na Platformie

4. Osoby rejestrujące się na prawach autora prócz danych określonych w pkt II.3 zobligowani są podać informacje dotyczące afiliacji oraz kraju pochodzenia.
5. W przypadku uruchomienia na Platformie sprzedaży elektronicznych wersji publikacji, osoby  zainteresowane skorzystaniem z tej usługi mogą przekazywać Administratorowi dodatkowe dane dotyczące wyboru kanału płatności oraz numeru konta bankowego.
6. Podanie danych osobowych jest:
   1. deponowania tekstów do publikacji na prawach autorów
   2. prowadzenia prac związanych z funkcjami: redaktora, redaktora działu, redaktora technicznego, recenzenta, specjalisty DTP, indeksatora, korektora, menedżera czasopisma, menedżera subskrybcji, menedżera ds. marketingu
   3. założenia konta na prawach czytelnika w celu uzyskiwania informacji ze strony wydawnictwa i redakcji o nowo opublikowanych numerach i artykułach.
   4. dobrowolne w przypadku korzystania z treści czasopism open access zdeponowanych na platformie
   5. warunkiem koniecznym w przypadku chęci uczestnictwa w elektronicznym procesie wydawniczym, w tym:
7. Dane osobowe uczestników elektronicznego procesu redakcyjnego, w tym autorów publikacji, redaktorów, recenzentów, zgodnie z art. 89 RODO przetwarzane będą do celów naukowych i statystycznych przez cały okres udostępniania elektronicznych wersji czasopisma. Za cel naukowy uznaje się archiwizowanie artykułów i metadanych, ich udostępnianie, indeksowanie i przekazywanie do indeksowania w bazach, katalogach i serwisach naukowych.
8. Dane osobowe potencjalnych autorów, których teksty nie zostały przyjęte do publikacji mogą zostać usunięte przez administratora po 2 latach od decyzji redakcji o niepublikowaniu.
9. Dane osobowe użytkowników na prawach czytelników mogą zostać usunięte przez Administratora w każdym momencie po uprzednim zgłoszeniu żądania użytkownika.

III. Prawa użytkowników

1. Każdy Użytkownik zarejestrowany na Platformie posiada prawa określone w art. 15-21 RODO, z których może korzystać po uwzględnieniu warunków określonych we wspomnianych przepisach.
2. Użytkownikowi przysługuje prawo do edycji swojego konta i zmiany uprzednio przekazanych danych, za wyjątkiem loginu systemowego. Z poziomu aplikacji może w każdym momencie cofnąć zgodę na otrzymywanie informacji ze strony wydawnictwa i redakcji czasopism posadowionych na Platformie.
3. Skorzystanie z praw określonych w punkcie III.1 następuje po uprzednim zgłoszeniu do Administratorowi drogą elektroniczną pod adres e-mail: iod@adm.uw.edu.pl.

IV. Prawa Administratora

1. Administrator zastrzega sobie prawo do przetwarzania danych Użytkowników po cofnięciu zgody tylko na potrzeby dochodzenia ewentualnych roszczeń przed sądem lub jeżeli przepisy krajowe albo unijne bądź prawa międzynarodowego obligują go do retencji danych.
2. Administrator ma prawo udostępniać dane Użytkowników oraz innych jego danych podmiotom upoważnionym, na podstawie właściwych przepisów prawa.
3. Administrator może korzystać z usług innych podmiotów przetwarzających, na podstawie udzielanej im pisemnej zgody oraz warunków określanych w art. 28 RODO.
4. Dane mogą być przekazywane:
   1. procesorom w związku ze zleconą usługą administracji i wsparcia technicznego Platformy;
   2. wydawcom systemów analitycznych Google Analitycs, ; AddThis
   3. wydawcom baz i katalogów indeksujących:
      1. SCOPUS
      2. Pol-index
      3. WorldCat
      4. Google Scholar
      5. CEJSH
      6. Crossref Metadata Search
   4. podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

V. Zabezpieczanie danych osobowych

Platforma zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL (Secure Socket Layer). Wprowadzane hasła użytkowników są szyfrowane.

V. Pliki cookie

1. Platforma wykorzystuje pliki cookie, które służą do identyfikacji przeglądarki odwiedzających. Dzięki zebranym informacjom Administrator chce uzyskać wiedzę o częstotliwości odwiedzin Platformy oraz identyfikacji jej najbardziej interesujących elementów. Uzyskane dane pozwolą Administratorowi na lepsze dostosowanie Platformy do potrzeb użytkowników, usprawnienia jej funkcjonowania oraz w celach statystycznych. Pliki te nie mogą być wykorzystane do infekowania urządzenia wirusami lub innym złośliwym oprogramowaniem.

Klauzula informacyjna

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Warszawski z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.
2. Inspektor Ochrony Danych Uniwersytetu Warszawskiego nadzoruje prawidłowość przetwarzania danych osobowych i można skontaktować się z nim za pośrednictwem adresu e-mail: iod@adm.uw.edu.pl
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:  wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez Uniwersytet Warszawski.
4. Podane dane będą przetwarzane na podstawie art.6 pkt. 1 lit. a lub b lub f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016.
5. Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów w jakich są zbierane.
6. Dane będą udostępniane podmiotom zewnętrznym w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, a na podstawie umów powierzenia będą przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Uniwersytetu Warszawskiego takim jak: dostawcy usług i systemów informatycznych, operatorzy płatności, operatorzy pocztowi, kurierzy oraz inni podwykonawcy.
7. Dane przechowywane będą przez okres niezbędny do wykonania postanowień umowy sprzedaży oraz czas niezbędny ze względu na obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych. Jeśli podstawą przetwarzana jest Pani/Pana zgoda, dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody. Zgodę można wycofać w każdym momencie wysyłając takie żądanie na adres e-mail: wuw@uw.edu.pl
8. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa: prawo ich sprostowania, usunięcia,

ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.